バックオフィス
社内申請書・備品書類の自動整理AI
総務で発生する稟議書、申請書、備品購入書、社内通知を、Google Drive、OneDrive、SharePoint上で開かず探せる名前へ整えます。 現場のファイル例をもとに、小さなフォルダから試せます。
この現場で起きやすいファイル整理の課題
ファイル名だけでは中身が分からず、毎回開いて確認している
担当者ごとに命名ルールが違い、引き継ぎや監査で探す時間がかかる
写真、PDF、録音、動画が同じクラウドストレージに混ざっている
総務でよくある業務シーン
総務では、月次処理、稟議、監査準備、社内問い合わせのたびに稟議書や申請書が増えます。経理、人事、総務など複数部署が同じクラウド上で確認するため、ファイル名に内容が出ているだけで確認が速くなります。
備品購入書のような資料は、後から「いつ、誰の、どの案件のものか」を確認する場面が多く、部署、取引先、対象月、申請種別を手がかりに探せる状態が重要です。
稟議書、申請書、備品購入書をまとめて扱うフォルダでは、画像、PDF、音声、動画が混ざっても、書類種別と日付がそろうと引き継ぎや共有がしやすくなります。
命名ルールを決めるときの切り口
年度、部門、取引先、承認状況で探す
総務のフォルダでは、年度、部門、取引先、承認状況のどれで探すことが多いかを先に決めると、稟議書や申請書の命名ルールがぶれにくくなります。
ファイル種別を名前に残す
備品購入書、社内通知のように似た名前になりやすい資料は、書類種別、対象日、相手先や対象者をファイル名に入れると、検索結果から内容を判断しやすくなります。
判断ではなく確認準備に使う
承認や会計判断は担当者が行い、ヒトメは確認前の資料探しを短くします
ヒトメでできること
画像・PDFの内容を読み取り、日付、相手先、書類種別などが分かる名前へ整える
検索可能PDF化や回転補正で、スキャン書類や写真を後から確認しやすくする
音声・動画は文字起こしを保存し、会話や収録内容を探しやすくする
Google Drive、OneDrive、SharePointの既存フォルダから小さく始められる
リネーム例
IMG_0001.jpgAfter2026_06_18_総務_稟議書.jpgscan.pdfAfter2026_06_18_総務_申請書.pdfrecording.m4aAfter2026_06_18_総務_備品購入書_確認メモ.m4aよくある確認事項
総務ではどのようなファイルを整理できますか？
稟議書、申請書、備品購入書、社内通知など、画像、PDF、音声、動画として保存されるファイルを対象にできます。
既存のフォルダ構成を変えずに始められますか？
はい。まずは1部署、1現場、1フォルダなど小さな範囲から試し、命名ルールを確認しながら広げられます。
専門判断や法令判断もAIが代替しますか？
いいえ。ヒトメはファイル名の整理と検索性向上を支援するサービスです。医療、法務、税務、労務などの専門判断は各担当者が確認します。
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総務のファイル整理を小さく試す
社内申請書・備品書類の自動整理AIを自社フォルダで試しませんか？
稟議書、申請書、備品購入書、社内通知など、実際のファイル例を見ながら、命名ルール・対象フォルダ・運用範囲を一緒に整理します。