自治体・公共・団体
年金書類・届出資料の自動整理AI
年金事務所で発生する年金書類、届出書、本人確認書類、通知文書を、Google Drive、OneDrive、SharePoint上で開かず探せる名前へ整えます。 現場のファイル例をもとに、小さなフォルダから試せます。
厳格なセキュリティ要件のPoC相談
年金事務所のように外部クラウド利用やデータ持ち出しの要件が厳しい現場では、標準クラウド版に加えて、 オンプレミス環境や、企業が管理するAWS、Google Cloud、Microsoft Azure、さくらのクラウドなどのクラウド環境でのPoCも個別に相談できます。対象範囲、ネットワーク構成、モデル配置、保管場所、運用責任、費用は要件確認のうえで設計します。
この現場で起きやすいファイル整理の課題
ファイル名だけでは中身が分からず、毎回開いて確認している
担当者ごとに命名ルールが違い、引き継ぎや監査で探す時間がかかる
写真、PDF、録音、動画が同じクラウドストレージに混ざっている
年金事務所でよくある業務シーン
年金事務所では、申請受付、会議、点検、相談、報告のたびに年金書類や届出書が増えます。行政文書、届出、会議資料、点検記録を長期保管するため、ファイル名に内容が出ているだけで確認が速くなります。
本人確認書類のような資料は、後から「いつ、誰の、どの案件のものか」を確認する場面が多く、部署、事業、施設、申請種別、年度を手がかりに探せる状態が重要です。
年金書類、届出書、本人確認書類をまとめて扱うフォルダでは、画像、PDF、音声、動画が混ざっても、書類種別と日付がそろうと引き継ぎや共有がしやすくなります。
命名ルールを決めるときの切り口
部署別、事業別、年度別、文書種別別で探す
年金事務所のフォルダでは、部署別、事業別、年度別、文書種別別のどれで探すことが多いかを先に決めると、年金書類や届出書の命名ルールがぶれにくくなります。
ファイル種別を名前に残す
本人確認書類、通知文書のように似た名前になりやすい資料は、書類種別、対象日、相手先や対象者をファイル名に入れると、検索結果から内容を判断しやすくなります。
判断ではなく確認準備に使う
行政判断や審査判断は担当組織が行い、ヒトメは文書の検索性を高めます
ヒトメでできること
画像・PDFの内容を読み取り、日付、相手先、書類種別などが分かる名前へ整える
検索可能PDF化や回転補正で、スキャン書類や写真を後から確認しやすくする
音声・動画は文字起こしを保存し、会話や収録内容を探しやすくする
Google Drive、OneDrive、SharePointの既存フォルダから小さく始められる
リネーム例
IMG_0001.jpgAfter2026_06_18_年金事務所_年金書類.jpgscan.pdfAfter2026_06_18_年金事務所_届出書.pdfrecording.m4aAfter2026_06_18_年金事務所_本人確認書類_確認メモ.m4aよくある確認事項
年金事務所ではどのようなファイルを整理できますか？
年金書類、届出書、本人確認書類、通知文書など、画像、PDF、音声、動画として保存されるファイルを対象にできます。
既存のフォルダ構成を変えずに始められますか？
はい。まずは1部署、1現場、1フォルダなど小さな範囲から試し、命名ルールを確認しながら広げられます。
専門判断や法令判断もAIが代替しますか？
いいえ。ヒトメはファイル名の整理と検索性向上を支援するサービスです。医療、法務、税務、労務などの専門判断は各担当者が確認します。
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年金事務所のファイル整理を小さく試す
年金書類・届出資料の自動整理AIを自社フォルダで試しませんか？
年金書類、届出書、本人確認書類、通知文書など、実際のファイル例を見ながら、命名ルール・対象フォルダ・運用範囲を一緒に整理します。