教育・研究
学生書類・会議資料の自動整理AI
大学事務で発生する申請書、証明書、会議資料、研究費書類を、Google Drive、OneDrive、SharePoint上で開かず探せる名前へ整えます。 現場のファイル例をもとに、小さなフォルダから試せます。
この現場で起きやすいファイル整理の課題
ファイル名だけでは中身が分からず、毎回開いて確認している
担当者ごとに命名ルールが違い、引き継ぎや監査で探す時間がかかる
写真、PDF、録音、動画が同じクラウドストレージに混ざっている
大学事務でよくある業務シーン
大学事務では、入学・入園、受講申込、教材配布、行事、研究記録のたびに申請書や証明書が増えます。保護者提出物、教材、作品写真、研究資料が混在するため、ファイル名に内容が出ているだけで確認が速くなります。
会議資料のような資料は、後から「いつ、誰の、どの案件のものか」を確認する場面が多く、児童・生徒・受講者、講座、年度、行事を手がかりに探せる状態が重要です。
申請書、証明書、会議資料をまとめて扱うフォルダでは、画像、PDF、音声、動画が混ざっても、書類種別と日付がそろうと引き継ぎや共有がしやすくなります。
命名ルールを決めるときの切り口
クラス別、講座別、年度別、提出状況別で探す
大学事務のフォルダでは、クラス別、講座別、年度別、提出状況別のどれで探すことが多いかを先に決めると、申請書や証明書の命名ルールがぶれにくくなります。
ファイル種別を名前に残す
会議資料、研究費書類のように似た名前になりやすい資料は、書類種別、対象日、相手先や対象者をファイル名に入れると、検索結果から内容を判断しやすくなります。
判断ではなく確認準備に使う
成績評価や合否判断は行わず、提出物や教材を探しやすくします
ヒトメでできること
画像・PDFの内容を読み取り、日付、相手先、書類種別などが分かる名前へ整える
検索可能PDF化や回転補正で、スキャン書類や写真を後から確認しやすくする
音声・動画は文字起こしを保存し、会話や収録内容を探しやすくする
Google Drive、OneDrive、SharePointの既存フォルダから小さく始められる
リネーム例
IMG_0001.jpgAfter2026_06_18_大学事務_申請書.jpgscan.pdfAfter2026_06_18_大学事務_証明書.pdfrecording.m4aAfter2026_06_18_大学事務_会議資料_確認メモ.m4aよくある確認事項
大学事務ではどのようなファイルを整理できますか？
申請書、証明書、会議資料、研究費書類など、画像、PDF、音声、動画として保存されるファイルを対象にできます。
既存のフォルダ構成を変えずに始められますか？
はい。まずは1部署、1現場、1フォルダなど小さな範囲から試し、命名ルールを確認しながら広げられます。
専門判断や法令判断もAIが代替しますか？
いいえ。ヒトメはファイル名の整理と検索性向上を支援するサービスです。医療、法務、税務、労務などの専門判断は各担当者が確認します。
近い現場
大学事務のファイル整理を小さく試す
学生書類・会議資料の自動整理AIを自社フォルダで試しませんか？
申請書、証明書、会議資料、研究費書類など、実際のファイル例を見ながら、命名ルール・対象フォルダ・運用範囲を一緒に整理します。