使い方ガイド

このガイドは、IT専任者だけでなく、DX推進や業務改善の担当として新しいサービスを調べ、社内提案や導入準備を進める方を想定しています。ブラウザ、メール、チャット、Google DriveやOneDriveなどのクラウド上のファイル置き場を日常業務で使ったことがあれば読み進められる内容です。

提供状況について：OneDrive・SharePoint連携、メール・各種チャットへの通知連携、複数フォルダを対象としたフォルダ自動分類機能はリリース予定です。このガイドには提供予定の仕様を含み、提供時期や仕様は変更となる場合があります。

• 前提知識: プログラミングやサーバー管理の知識は不要です。URLをコピーして貼り付ける、管理画面で項目を選ぶ、社内の管理者に依頼する、といった操作ができれば十分です。
• 読み切り時間の目安: 全体を最初から読む場合は20〜30分程度です。Google Drive連携だけ、通知設定だけのように必要な箇所だけ読む場合は5〜10分程度で確認できます。
• おすすめの読み方: 最初に「はじめに決めること」と利用中のストレージ連携を読み、通知が必要な場合だけ「通知連携」を確認します。すべての項目を一度で覚える必要はありません。
• 社内提案での使い方: 導入候補の比較、運用イメージ、通知先や権限の確認、効果見込みを整理するときの確認リストとしても使えます。決裁者や先輩に相談するときは、対象フォルダ、通知先、開始範囲、期待できる効果、残るリスクをこのガイドに沿って整理しておくと話が進めやすくなります。

• 利用するストレージ: Google Drive、OneDrive、SharePointのうち、整理したいファイルがある場所を選びます。
• 整理モード: ひとつのフォルダ配下だけを整える場合はフォルダ内整理、複数フォルダをまたいで保存先を判定する場合はフォルダ横断整理を選びます。
• 対象範囲: 個人のマイドライブ、共有ドライブ、OneDrive、SharePointサイト、ドキュメントライブラリ、対象フォルダURLを確認します。
• 通知先: 処理完了、失敗、月間上限接近、フォルダ分類の確認依頼をどこに送るかを決めます。

フォルダ内整理

Google Workspace Marketplaceからヒトメ Add-onを追加し、管理ページでGoogle Driveを接続します。対象フォルダのURLまたはフォルダIDを登録し、そのフォルダ配下の画像・PDFをリネーム、検索可能PDF化、必要に応じたサブフォルダ分類の対象にします。

フォルダ横断整理

管理ページで起点となるマイドライブまたは共有ドライブ、対象に含めるフォルダ、除外フォルダを登録します。フォルダ階層と各フォルダの説明・分類例を設定すると、ヒトメが内容を読み取り、Google Drive上の適切なフォルダへ整理します。

権限の考え方

個人フォルダだけで始める場合は対象フォルダへのアクセス権で開始します。共有ドライブや横断整理では、管理者が対象範囲にアクセスできるアカウントで接続し、必要なフォルダだけを対象にします。

フォルダ内整理

Microsoft Marketplaceからヒトメ Add-inを追加し、管理ページでMicrosoft 365を接続します。OneDriveの対象フォルダURLを登録すると、そのフォルダ内のファイルを処理対象にできます。

フォルダ横断整理

管理ページでOneDrive内の起点フォルダ、対象フォルダ、除外フォルダを登録します。フォルダ定義に説明と分類例を入れることで、複数フォルダをまたいだ整理先の判定に使えます。

権限の考え方

利用者本人のOneDriveを対象にする場合は本人の接続で開始します。部門運用では、対象フォルダにアクセスできる管理者または運用用アカウントで接続します。

フォルダ内整理

Microsoft 365接続後、SharePointサイト、ドキュメントライブラリ、対象フォルダを管理ページに登録します。登録したフォルダ配下だけを処理対象にするため、部署単位の運用に向いています。

フォルダ横断整理

複数のドキュメントライブラリや部門フォルダを対象にし、フォルダ階層と定義を登録します。ヒトメはファイル内容、辞書、単語メモリー、フォルダ定義をもとに整理先を判断します。

権限の考え方

SharePointではサイト単位、ライブラリ単位、フォルダ単位で権限が分かれます。最小権限で始めたい場合は、対象サイトと対象ライブラリを限定して接続します。

通知は管理ページの通知設定で登録します。メール通知は個人や担当者への直接通知に、Incoming Webhook通知はGoogle Chat、Teams、Slackなどのチーム用チャンネルへの共有に向いています。複数の通知先を同時に使えるため、利用者向けの完了通知と運用担当者向けの失敗通知を分けることもできます。

• 最初に、通知を受け取りたい場面を決めます。標準では処理開始と処理完了を通知できます。大量ファイルを扱う場合は、途中経過のまとめ通知と個別の失敗通知も追加できます。
• 次に、通知先を登録します。メール通知では宛先メールアドレス、Incoming Webhook通知では各サービスで発行したWebhook URLまたは連携情報を登録します。
• 1回の処理で使う通知先は最大5件まで設定できます。部署の共有チャンネル、担当者メール、管理者向け通知など、必要な送信先に絞って登録してください。
• 最後に、ファイル名の表示範囲を選びます。共有チャンネルでは、機微情報が出すぎないように「省略表示」または「非表示」から始めることをおすすめします。

1. 通知先を追加

管理ページで「通知設定」を開き、「通知先を追加」からメールを選びます。通知先名には「経理担当者向け」「スキャン担当者向け」など、あとから用途が分かる名前を付けます。

2. 宛先を入力

通知を受け取るメールアドレスを入力します。共有メールアドレスやメーリングリストを使う場合は、その宛先を見られる人の範囲を確認してから登録してください。

3. 通知イベントを選択

処理開始、処理完了、途中経過、ファイル失敗のうち、受け取りたいイベントを選びます。通常は処理完了から始め、エラー対応が必要な運用ではファイル失敗も有効にします。

4. 表示範囲を選択

メールは個別確認に向いているため、必要に応じてファイル名を表示できます。ただし、個人情報や取引先名を含むファイルを扱う場合は、省略表示または非表示にしてください。

5. テスト送信

保存前にテスト送信を行い、件名、受付番号、確認先の案内が届くことを確認します。届かない場合は迷惑メール、受信制限、メーリングリストの外部送信許可を確認してください。

Incoming Webhookは、チャットの部屋に「外部サービスから投稿してよい専用の入口」を作る設定です。利用者がコードを書く必要はありません。Google Chat、Teams、Slackなどの画面で通知先のスペースやチャンネルを選び、そこで表示される長いURLをコピーして、ヒトメの管理ページに貼り付けます。

• Webhook URLは、通知を投稿するための専用URLです。URLを知っている人やサービスは、そのチャンネルへ投稿できる可能性があります。
• Webhook URLはパスワードに近い情報として扱い、社外公開のドキュメント、チャット、チケット、スクリーンショットには貼り付けないでください。
• 画面に「Webhook」「Incoming Webhook」「Workflows」「アプリと統合」などの項目が見つからない場合は、組織の管理者が外部連携を制限している可能性があります。その場合は管理者に依頼してください。

Google Chat

Google Chatをブラウザで開き、通知したいスペースを選びます。スペース名の横にある下向き矢印またはメニューから「アプリと統合」を開き、「Webhookを追加」を選びます。名前を「ヒトメ通知」などにして保存し、作成されたWebhook URLをコピーします。コピーしたURLをヒトメの管理ページの通知設定に貼り付けます。

Microsoft Teams

通知したいチームのチャネルを開きます。チャネル名の「…」メニューから「Workflows」を選び、Webhookを受け取ってチャネルへ投稿するテンプレートを選びます。表示される手順に沿って投稿先のチームとチャネルを確認し、最後に表示されるURLをコピーします。組織によっては従来のIncoming WebhookではなくWorkflowsを使います。

Slack

Slackの管理画面またはSlackアプリ設定でIncoming Webhookを有効にし、通知先チャンネルを選びます。許可画面でチャンネルを確認するとWebhook URLが表示されるので、それをコピーしてヒトメに貼り付けます。自分でSlackアプリを作成できない場合は、ワークスペース管理者に「ヒトメ通知用のIncoming Webhook URLを発行してください」と依頼してください。

LINE WORKS

LINE WORKSでは、管理者がIncoming Webhookアプリ、Bot、またはWebhook連携を用意します。利用者は通知を送りたいトークルーム名を決め、管理者に「このトークルームへヒトメ通知を送るWebhookを作成してください」と依頼してください。発行されたURLまたは連携情報をヒトメに登録します。

Zoom Team Chat

Zoom Team Chatでは、Zoom App MarketplaceのIncoming Webhookまたはチャットボット連携を使います。通知先チャンネルを選び、Incoming Webhookから案内されるサンプル送信用のURLまたは連携情報をコピーします。組織のZoom管理者がアプリ追加を制限している場合は、管理者に依頼してください。

汎用Webhook

自社システムや上記以外のチャットツールを使う場合は、そのサービス側でHTTPSの受信用URLを用意します。ヒトメからはJSON形式の通知本文、イベント種別、受付番号を送ります。受信URLの作成は、社内システム担当者に依頼してください。

• Google Chat: スペース名の横のメニューから「アプリと統合」を開き、「Webhookを追加」ボタンと、作成後の「リンクをコピー」ボタンが見える画面を用意します。Webhook URLの文字列部分は必ず黒塗りにします。
• Teams: チャネル名の「…」メニューから「Workflows」を開く画面、Webhookテンプレートを選ぶ画面、作成後にURLをコピーする画面を用意します。URLは黒塗りにします。
• Slack: Incoming Webhookのチャンネル選択画面と、Webhook URLが表示された設定画面を用意します。URL、ワークスペース固有ID、チャンネルの機微な名前は黒塗りにします。
• ヒトメ管理ページ: 通知設定で「通知先を追加」からサービスを選び、Webhook URLを貼り付ける入力欄、通知イベントを選ぶ欄、テスト送信ボタンが見える画面を用意します。

処理開始

対象フォルダの処理を受け付けたタイミングで通知します。大量処理や手動実行の開始確認に使います。

途中経過

ファイル数が多い処理で、一定件数または一定割合ごとに進捗をまとめて通知します。小規模な処理では通知数を増やさないため、途中経過は送られないことがあります。

ファイル失敗

ファイル単位で失敗したときに通知します。通知が多くなりすぎないよう、1回の処理で送る件数には上限があります。残りの失敗は完了通知と履歴で確認します。

処理完了

すべての対象ファイルの処理が終わったときに通知します。成功数、失敗数、受付番号、履歴の確認先が含まれます。

受付番号

通知には内部IDではなく受付番号が表示されます。問い合わせや履歴確認では、この受付番号を使って対象の処理を探します。

個人利用

処理完了だけを自分のメールアドレスへ送ります。まずはこの設定で、通知の見え方とファイル名表示の範囲を確認します。

部署運用

処理完了は部署の共有チャンネルへ、ファイル失敗は担当者メールへ送ります。共有チャンネルではファイル名を省略表示にすると安心です。

大量処理

処理開始、途中経過、処理完了を運用チャンネルへ送ります。ファイル失敗は上限付きで有効化し、詳細は履歴ページで確認します。

管理者向け

管理者だけが見られるチャンネルに通知する場合は、管理履歴への案内を表示できます。一般利用者や共有範囲が広いチャンネルでは、連携元の履歴や認証済みAPIで確認します。

• Webhook URLや認証情報は、社外公開のドキュメント、チャット、チケットには貼り付けないでください。
• 共有チャンネルに通知する場合は、ファイル名、失敗理由、確認先を見てもよいメンバーだけが参加しているか確認してください。
• 通知が届かない場合は、通知先が無効化されていないか、Webhook URLを再発行していないか、メールの受信制限がないかを確認してください。
• 本番運用前に、少量のテストファイルで処理開始、失敗、完了の通知を確認してください。

• 最初はフォルダ内整理で、1つの対象フォルダと1つの通知先だけを設定します。
• リネーム結果、検索可能PDF、エラー通知の見え方を確認してから、辞書、単語メモリー、フォルダ定義を追加します。
• 複数部署や複数保存先に広げる段階で、フォルダ横断整理に切り替えます。
• 本番運用前に、処理対象外にしたいフォルダ、個人情報を含むフォルダ、閲覧権限が限定されたフォルダを確認します。